Post-corona een veilig evenement organiseren

Veiligheid is een belangrijk onderdeel van elk event. Als organisator ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van het publiek, de medewerkers en de deelnemers, en voor eventuele eigendommen. Hoe groter het event, hoe belangrijker het is om goed voorbereid te zijn op alle risico's: van incidenten en calamiteiten tot gezondheid en hygiëne. Met deze handige checklist vergeet je niets.

Stel een veiligheidsplan op

In een veiligheidsplan breng je alle risico's in kaart, en de maatregelen die je neemt om ze te beheersen. Zo heb je vooraf overal aan gedacht. Voor events in risicoklasse B (middelgroot veiligheidsrisico) en C (groot veiligheidsrisico) is een veiligheidsplan verplicht, en je hebt het ook nodig bij het aanvragen van een vergunning. Aan de hand van dit plan bepalen de gemeente en de hulpdiensten of er aanvullende maatregelen nodig zijn om het event veilig te laten verlopen.

In het veiligheidsplan staan alle mogelijke gevaren en risico's. Met een risicomatrix schat je de kans en de impact van de belangrijkste risico's in. Zo kun je de veiligheidsmaatregelen makkelijker prioriteren. Vervolgens werk je op volgorde van prioriteit oplossingen uit om risico's weg te nemen of te verkleinen. Een compleet veiligheidsplan bevat een verkeersplan, een ontruimingsplan, een brandveiligheidsplan, een beveiligingsplan en een medisch en gezondheidskundig plan.

Is het plan klaar? Deel het dan met iedereen die bij de organisatie betrokken is. Als alle partijen goed op de hoogte zijn, verklein je de risico's tijdens het event zelf.

De locatie

Check voordat je een locatie kiest of deze aan alle veiligheidseisen voldoet, of daarop aangepast kan worden. Loop in ieder geval deze vier punten na:

• Capaciteit: Kunnen alle bezoekers veilig een plek krijgen op de locatie? Gaan ze zitten of staan, en is er genoeg ruimte om zich te bewegen?

• Toegang: Kan iedereen de locatie veilig betreden en verlaten? Zijn er aparte in- en uitgangen om de bezoekersstroom soepel te laten verlopen, en voldoende nooduitgangen? Is de locatie toegankelijk voor rolstoelgebruikers en mensen met een beperking?

• Gevaren: Zijn er gevaarlijke elementen in de ruimte of de omgeving, zoals kabels, oneffenheden in de vloer of de grond, of water in de buurt? Op binnenlocaties is goede verlichting belangrijk op plekken waar mensen lopen: trappen, op- en afstapjes en uitgangen moeten goed zichtbaar zijn. Ook personeel moet in goed verlichte ruimtes kunnen werken, bijvoorbeeld tijdens de op- en afbouw. Houd bij buitenevents rekening met verschillende weersomstandigheden, en bedenk wat hevige regen of harde wind kan doen met tenten, podia en stands.

• Hulpdiensten: Hoe ver zijn de dichtstbijzijnde hulpdiensten en het ziekenhuis van de locatie verwijderd? Kunnen hulpdiensten de locatie goed bereiken als er iets gebeurt? Bij hoogrisico-evenementen wordt de vergunning pas afgegeven nadat de hulpdiensten de locatie ter plaatse hebben geïnspecteerd.

Gezondheid en hygiëne

Goede gezondheids- en hygiënemaatregelen zorgen ervoor dat iedereen op je event zich veilig en prettig voelt. Denk aan schone en goed bevoorrade toiletten, mogelijkheden om handen te wassen of te desinfecteren, regelmatige schoonmaak tijdens het event en het veilig bereiden van eten en drinken. Bij grote groepen is goede ventilatie belangrijk, zeker binnen. Houd daarnaast de actuele richtlijnen van de Rijksoverheid in de gaten, zodat je snel kunt schakelen als er nieuwe maatregelen komen.

TedX AmsterdamWoman @Theater Amsterdam

Communicatie & signing

Onduidelijkheid tijdens een event wil je te allen tijde voorkomen, en al helemaal tijdens een incident of calamiteit. Dat doe je met goede communicatie, vooraf én tijdens het event. Informeer alle bezoekers en medewerkers vooraf over de veiligheidsmaatregelen, met heldere e-mails en bijvoorbeeld informatie bij de tickets. Ook eventapps zoals CLOSE en Momice zijn hiervoor helemaal op maat te maken. Zo blijven bezoekers op de hoogte van de regels, faciliteiten, het programma en eventuele last-minute wijzigingen.

Tijdens het event zelf is goede signing essentieel. Denk aan borden, posters en schermen waarop je met tekst en iconen de regels, nooduitgangen, EHBO-posten, looproutes en andere aanwijzingen laat zien. Loop zelf de hele locatie door: van de ingang en garderobe naar de zaal, de toiletten en de horeca, en weer terug naar de uitgang. Staat alles overal duidelijk aangegeven?

Signing op de theaterstoelen @Theater Amsterdam 

Veiligheidsmedewerkers tijdens het event

Mocht er iets gebeuren, dan is snel handelen essentieel. En daarin maken mensen het verschil.

Om het veiligheidsplan goed uit te voeren, heb je een goed georganiseerde BHV-organisatie nodig, met voldoende medewerkers die een BHV-opleiding hebben gevolgd. Het aantal bezoekers bepaalt hoeveel BHV'ers je nodig hebt en waar je ze inzet. Snel handelen begint met alerte ogen op strategische punten in de locatie. De BHV'ers kennen het veiligheidsplan door en door, weten precies wat ze moeten doen bij een ontruiming en kunnen eerste hulp verlenen als een bezoeker onwel wordt. Ook houden ze toezicht en kunnen ze het publiek aanwijzingen geven. Afhankelijk van de aard en het risiconiveau van het event kun je hiervoor ook beveiligers inzetten. Leg deze aanpak vast in een BHV-plan.

Hulp bij je veiligheidsplan

Een event organiseren in Theater Amsterdam? Ons team heeft al vaak met het bijltje gehakt, bij events van elke omvang. We beantwoorden graag al je vragen over veiligheid en helpen je bij het opstellen van een veiligheidsplan. Neem vrijblijvend contact met ons op, dan zorgen we samen voor een event dat onvergetelijk én veilig is.