Post-corona een veilig evenement organiseren

Post-corona een veilig evenement organiseren

test
Delen

Een belangrijk onderdeel bij het organiseren van events is veiligheid. Je bent als organisator verantwoordelijk voor de veiligheid van het publiek, de medewerkers, de deelnemers en publieke eigendommen. Hoe groter het event, hoe belangrijker het is om goed voorbereid te zijn op alle risico’s. Incidenten, calamiteiten en tegenwoordig moeten organisatoren van events ook aan de preventieve gezondheidsmaatregelen denken. Zorg dat je niks vergeet bij de organisatie van jouw veilige event met deze handige checklist.

 

Het veiligheidsplan

Met een veiligheidsplan maak je risico’s en maatregelen inzichtelijk. Het is handig, omdat je vooraf overal aan gedacht hebt. En bij events in risicoklasse B (middelgroot veiligheidsrisico) en C (groot veiligheidsrisico) is het ook nog eens verplicht. Bovendien heb je het ook nodig als je een vergunning moet aanvragen. De gemeente en hulpverleningsdiensten bepalen aan de hand van dit plan of er nog aanvullende maatregelen nodig zijn voor een veilig verloop van het event.

In het veiligheidsplan staan alle mogelijke gevaren en risico’s. Met een risicomatrix maak je een inschatting van de impact van de belangrijkste risico’s. Op die manier is het makkelijker om de veiligheidsmaatregelen te prioriteren. Op volgorde van prioriteit ontwikkel je vervolgens oplossingen om risico’s te elimineren en te verlagen. Een verkeersplan, ontruimingsplan, brandveiligheidsplan, beveiligingsplan en medisch en gezondheidskundig plan zijn allemaal onderdelen van een goed veiligheidsplan.

Als het veiligheidsplan klaar is, informeer je iedereen die bij de organisatie van het event betrokken is door ze dit plan te verstrekken. Het goed op de hoogte brengen van alle betrokken partijen verkleint de risico’s tijjdens de uitvoer..

 

De locatie

Check voordat je een locatie kiest of het voldoet aan, of aan te passen is aan alle veiligheidseisen. Loop deze vier onderdelen in ieder geval na:

  • Capaciteit: kunnen de bezoekers veilig geaccommodeerd worden op de gekozen locatie? Zullen ze zitten of staan? Is er ruimte voor beweging en 1,5 meter afstand?

  • Toegang: kan iedereen de locatie goed betreden en verlaten? Zijn er verschillende in- en uitgangen om één looprichting te creëren? Zijn er voldoende nooduitgangen? Is de locatie ook toegankelijk voor mensen met handicaps en rolstoelen?

  • Gevaren: zijn er gevaarlijke elementen in de ruimte of in de omgeving? Denk aan elektriciteitsdraden, oneffenheden in de vloer of het landschap of water in de directe omgeving? Op indoor-locaties is goede verlichting belangrijk op plaatsen waar mensen zich bewegen. Trappen, op en afstapjes en uitgangen moeten goed zichtbaar zijn. Ook moet personeel in voldoende verlichte ruimtes kunnen werken bij bijvoorbeeld de op- en afbouw van het evenement. Meer fon hierbij betekent hoger risico. Houd bij events op buitenlocaties rekening met verschillende weersomstandigheden en bedenk wat een overstroming of een rukwind kan doen met tenten, podia en stands.

  • Bereikbaarheid en faciliteiten: hoe ver zijn de dichtstbijzijnde veiligheidsdiensten en het ziekenhuis van de locatie verwijderd? Kunnen de veiligheidsdiensten goed bij de locatie komen als er iets gebeurd. Bij hoogrisico evenementen wordt de vergunning pas afgegeven na een inspectie van de veiligheidsdiensten, die ter plaatse komen kijken en controleren.

 

Coronaprotocol

De preventiemaatregelen met betrekking tot corona zijn al niet meer weg te denken bij het organiseren van een event. Aan de hand van het coronaprotocol vertaal je de actuele regels naar maatregelen die bij het evenement en de locatie passen. Ook informeer je alle betrokken partijen zoals opdrachtgevers, organisatoren, deelnemers, toeleveranciers en bezoekers over de richtlijnen door middel van het protocol.

Zaken die minimaal in het protocol thuishoren zijn:

  • Triage voorafgaand aan of bij binnenkomst: vragen naar symptomen, koorts meten, testen of vaccinatiepaspoort check.
  • Registratie van bezoekers.
  • Waarborging van de 1,5 meter afstand, zoals de looproutes en seating, markeringen op de vloer, op en afbouw en het limiteren van het aantal bezoekers.
  • Hygiënemaatregelen zoals desinfectie mogelijkheden, richtlijnen voor handen wassen, schoonmaak en het veilig bereiden van eten en drinken.
  • Dragen van mondkapjes in de binnenruimte.

 

Triage (check op covid-19)

  • Een controle op (symptomen van) covid-19 kan op verschillende manieren.
  • Persoonlijk de bezoekers ondervragen.
  • QR code op de CoronaCheck app – die 40 uur toegang geeft na negatieve test.
  • Contactloze koortsmeters.
  • Recente negatieve PCR test.
  • Vaccinatiepaspoort.

Welke van deze mogelijkheden grote en kleine events in de nabije toekomst weer mogelijk maken weten we nog niet. We updaten deze pagina zodra er nieuwe regels en ontwikkelingen zijn.

 

Foto 1
TedX AmsterdamWoman @Theater Amsterdam

 

Communicatie & signing

Onduidelijkheden tijdens een event, - of nog erger - tijdens een incident of calamiteit op een event wil je ten allen tijde voorkomen. Dit doe je met goede communicatie vooraf én tijdens het evenement. Voorafgaand informeer je alle bezoekers en medewerkers over de veiligheidsmaateregelen door middel van heldere e-mails en bijvoorbeeld bijlagen bij de tickets. Tegenwoordig kunnen hiervoor ook applicaties ingezet worden die de bezoeker vooraf informeert over de regels, faciliteiten, programma etc. Apps zoals CLOSE en Momice zijn hiervoor helemaal op maat te maken en zorgen ervoor dat de bezoeker steeds op de hoogte is van de laatste details.

Als het event is aangebroken is goede signing van levensbelang. Hieronder verstaan we borden, posters en beeldschermen waarop je met tekst en iconen de regels, nooduitgangen, EHBO-posten, looprichting en andere aanwijzingen communiceert. Loop de hele locatie na. Van binnenkomst met garderobe tot in de zaal, de toiletten, horeca en het weer naar buiten gaan. Staat alles overal duidelijk aangegeven?

 

Foto 2
Signing op de theaterstoelen @Theater Amsterdam

 

Veiligheidsmedewerkers tijdens het event

Mocht er iets gebeuren, is snel handelen essentieel. Menselijke inzet speelt hier een grote rol in.

Om het veiligheidsplan goed uit te kunnen voeren is een goed georganiseerde BHV organisatie met voldoende personeel die de BHV opleiding hebben gehad van essentieel belang. Aan de hand van het aantal bezoekers bepaal je het aantal BHV-ers om iedere positie te bezetten. Snel handelen in geval van incidenten vraagt om goed oplettende ogen, op strategische punten van de locatie. De BHV-ers kennen het veiligheidsplan uit hun hoofd, weten wat de toen in geval van ontruiming en kunnen eerste hulp verlenen indien er een bezoeker onwel wordt. Tevens houden deze medewerkes toezicht en kunnen zij aanwijzingen geven aan het publiek. Hiervoor kan je daarnaast ook nog beveiligingsmensen inzetten, afhankelijk van de aard en de risiconiveau van het evenement. Deze aanpak leg je vast in een BHV plan.

 

Hulp bij uw veiligheidsplan

Evenement organiseren in Theater Amsterdam? Ons team heeft vaker met het bijltje gehakt. Wij beantwoorden dan ook graag al jouw vragen over de veiligheid van uw event en kunnen helpen met het opstellen van een veiligheidsplan.

 

Alvast plannen aan het maken voor een event? Bij Theater Amsterdam kun je je hybride evenement flexibel op- en afschalen, passend bij de op dat moment geldende maatregelen. Neem vrijblijvend contact met ons op.