Virtueel medisch congres organiseren: Hier heeft de doelgroep behoefte aan

Virtueel medisch congres organiseren: Hier heeft de doelgroep behoefte aan

test
Delen

Kennis delen is in geen andere branche zo belangrijk als in de medische. Medische congressen moeten ondanks corona-maatregelen dus gewoon doorgaan. En virtueel is het (tijdelijke) nieuwe gewoon. Artsen, medische studenten en wetenschappers vormen een specifieke doelgroep met specifieke behoeftes. Als organisator van een medisch congres heb je daar rekening mee te houden. Wat die behoeftes zijn? We dachten met je mee.

 

Tip 1: Ga voor kwaliteit

Drukbezette mensen, die over het algemeen met gezondheid, leven en dood bezig zijn, hebben geen tijd voor slechte beelden en een haperende verbinding. Dus doe het goed, of verlies je publiek.

  • Creëer een echte beleving en zorg voor apparatuur van topkwaliteit. We hebben het over meerdere camera’s, een geluidsinstallatie, een groot scherm en projectoren.
  • De apparatuur kan nog zo fancy zijn, als de baanbrekende informatie niet bij het thuispubliek terecht komt, is alles voor niets. Zorg daarom voor internet met een toereikende bandbreedte.
  • Een virtueel event organiseren is nieuw voor de meesten en er komt veel techniek bij kijken. Huur kundige mensen in om de apparatuur te bedienen en de programma’s op elkaar af te stemmen. Tip: onze XL Studio is perfect voor een livestream en huur je compleet met alle bovenstaande technische snufjes. Daarbij leveren we een ZOOM Wall, een handheld camera én een crew die het allemaal voor je bedient. 

 

Tip 2: De juiste timing is bepalend voor het aantal ‘bezoekers’

De medische doelgroep heeft over het algemeen een volle agenda. Wanneer het congres is, en hoe lang het duurt zijn twee bepalende factoren voor het aantal bezoekers. Zo haal je eruit wat erin zit:

  • Kies een moment dat er volop ruimte is voor je evenement. Check daarom of er geen andere medische conferenties zijn op jouw datum. En let op als studenten tot de doelgroep behoren, dat het event niet tijdens of vlak voor een tentamenperiode gehouden wordt.
  • Maak de datum lang van tevoren bekend. Zo houden anderen ook rekening met jou en plannen de organisatoren van andere medische conferenties om jouw event heen.
  • Het weekend heeft waarschijnlijk de voorkeur bij praktiserend artsen. Patiënten kun je doordeweeks niet even op een conferentie laten wachten. Voor studenten is de middag misschien een prima moment. Om zeker te weten dat je het juiste moment kiest, is een survey waarin je vraagt naar de voorkeuren een goed idee.

 

Tip 3: Medici zijn geen passieve types

Medici bezoeken medische congressen omdat ze willen leren en ze hebben zelf vaak ook iets te zeggen. Ze werken aan zaken waarover ze graag met anderen spreken. Een mogelijkheid tot meepraten en netwerken is daarom essentieel.

  • Online netwerken is nieuw voor de meeste deelnemers. Maak daarom vooraf een online handleiding met tips & tricks beschikbaar. Zo gaan de deelnemers tijdens het event direct met elkaar in gesprek.
  • Begeleid deelnemers bij het maken van een profiel met een foto en wat (minimale)relevante informatie zoals functie, organisatie en (medische) interesses.
  • Maak vragen stellen tijdens en na sessies van sprekers mogelijk met de chatfunctie. Laat de spreker vragen beantwoorden en reageren op opmerkingen van de deelnemers.
  • Een chat-manager kan opmerkelijke vragen filteren en eventuele problemen met de verbinding signaleren. en oplossen.
  • Deelnemers aanmoedigen of triggeren om mee te doen werkt goed met een poll of quizelement.

 

Tip 4: Maak het visueel interessant

Ondanks dat er voornamelijk veel geluisterd moet worden is het ook belangrijk de ogen op een prettige manier bezig te houden Omdat er toch een groot deel luisteren bij komt kijken, is het belangrijk dat je ook de ogen op een prettige manier bezighoudt. Op die manier houd je de aandacht vast, en de betrokkenheid hoog.

Via het beeldscherm heb je het als spreker veel lastiger. Je neemt het op tegen alle afleiding van notificaties die tegelijkertijd om de aandacht van je publiek vragen. Van achter een laptop lopen mensen makkelijker weg dan in een zaal. Hoe voorkom je dat:

  • Ga voor een visueel aantrekkelijke ruimte. Een echt podium en een zaal van formaat geeft een professionele uitstraling. Het zegt: dit is een belangrijk moment.
  • Een belangrijke vereiste van de ruimte zijn is grote schermen waarop de sprekers hun verhaal visueel ondersteunen met beelden.
  • Een virtuele tribune op een groot scherm is fijn voor de spreker én de deelnemers. Er ontstaat een community-gevoel.

 

Tip 5: Digitale beursvloer

Medische congressen kenmerken zich ook doordat er vaak gelegenheid is voor Sponsoren om hun nieuwe producten onder de aandacht te brengen. Deze beursvloer wordt ook vaak gebruikt als netwerkplein waar de deelnemers in een ontspannen sfeer zowel de sponsoren als ook de andere deelnemers kan spreken.

  • Ontwerp een digitale beursvloer en bied sponsoren de kans om een eigen digitale stand in te richten.
  • Op deze manier kan een sponsor zijn nieuwe producten laten zien als ook het digitale gesprek aangaan.
  • Las ruimte in het programma in om de deelnemers in deze virtuele stands te laten netwerken met de sponsoren.  

Foto 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bron: APACMed Virtual Forum 2020

 

Tip 6: Inhoud, inhoud, inhoud

Voordat evenementen virtueel gehouden werden, vlogen medici van over de hele wereld in voor  medische congressen om specialistische informatie te vergaren en vakgenoten te ontmoeten. Met een online medisch congres kan dus milieuwinst worden behaald. Er zal tegenwoordig dus eerst gekeken worden naar de noodzaak en de milieubelasting van een congresbezoek.

Vraag je af bij het organiseren van jouw virtuele congres, of jouw doelgroep hiervoor in het vliegtuig zou stappen.

  • Laat inhoud de boventoon voeren op de agenda met de beste internationale sprekers en wetenschappers in het vakgebied. Heb je de sprekers, dan heb je ook de bezoekers. En hoe hoger de kwaliteit sprekers, hoe interessanter het publiek voor elkaar wordt, want connecten met vakgenoten is een belangrijke reden om een (virtueel) medisch congres te bezoeken.
  • Zoek de balans tussen diepgaande onderwerpen en meer algemene sessies voor een gevarieerd programma.
  • Denk aan bezoekers in verschillende loopbaanfases en zorg voor sessies en activiteiten voor de verschillende doelgroepen binnen de doelgroep die eventueel simultaan aan elkaar lopen.
  • Maak voorafgaand aan de conferentie een digitaal platform met video’s, blogs, podcasts en andere content over de onderwerpen die aan bod komen. Roep deelnemers op tot het insturen van papers en onderzoeksresultaten. Start discussies op forums. Bezoekers zijn hierdoor vooraf al betrokken bij het event. Dit helpt om je doelgroep enthousiast of nieuwsgierig te maken en zorgt dus voor meer bezoekers.

Foto 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Theater Amsterdam heeft de Theaterzaal omgebouwd naar een XL studio voor livestream events. Benieuwd hoe jouw virtuele evenement bij Theater Amsterdam eruit kan zien? Download hier onze brochure voor de mogelijkheden.