6 tips voor jouw event budgettering

6 tips voor jouw event budgettering

test
Share

Jouw organisatie is bezig met het organiseren van een evenement en alle benodigde onderdelen worden in kaart gebracht. Nu volgt het onderdeel waar menig eventmanager tegenop kijkt: de kosten van de ideeën en het opstellen van een budget. Doordat er een waslijst aan onderdelen betaald moeten worden is het soms onmogelijk om tussen de bomen door het bos te zien. In deze blog geven we je 6 tips voor event budgettering.

1) Werk vanuit je eventstrategie

Het woord eventstrategie zegt het al: je hebt bepaalde doelen, visies en wensen voor jouw event. Door hier kritisch naar te kijken, kun je vaststellen welke onderdelen van dit evenement misschien wat hogere kosten waard zijn. Is het doel om een kleine borrel inclusief receptie te organiseren? Dan zullen de kosten aanzienlijk lager uitpakken dan een conferentie binnen jouw branche organiseren. In deze fase kun je goed overleggen met anderen over wat je verwacht dat de kosten zullen worden en wat het maximale budget is. Het afstemmen van een maximum bedrag is overigens niet direct aanleiding om dit volledige bedrag te spenderen. Houdt er rekening mee dat het opstellen van KPI´s een handige toevoeging is voor je eventstrategie. Op die manier kun je per KPI een bedrag toewijzen.

2) Leer van het verleden

Is het de eerste keer dat een dergelijk evenement georganiseerd wordt? Indien het een terugkerend evenement betreft, bestaat de mogelijkheid om je de kosten van afgelopen evenementen te bekijken en evalueren. Misschien is er destijds teveel geld besteed aan catering of techniek terwijl dit niet in lijn was met de doelen van het evenement. Of was er te weinig rekening gehouden met promotiekosten? Hoe het ook zij, deze data is cruciaal om te bepalen welke onderdelen een andere vorm van financiering vereisen. In dit geval is het verstandig om te bedenken dat kosten kunnen veranderen door de jaren heen, met de huidige krapte op de markt en stijgende inflatie van grondstoffen, zijn de prijzen anno 2022 heel anders dan in 2019. En misschien trekt je nieuwe evenement wel meer bezoekers aan dan in het verleden.

3) Bepaal financiële prioriteiten

Nu de belangrijkste doelen zijn vastgesteld in combinatie met de lering van evenementen uit het verleden, is het tijd om de financiële prioriteiten op te stellen. Het is verstandig om met een leeg document te beginnen en vervolgens te categoriseren. Dit kun je doen door bijvoorbeeld nummers van hoog-laag toe te delen ten aanzien van achterliggend belang. Is promotie het belangrijkst? Dan krijgt deze een ‘1’ toegedeeld. Vindt het evenement plaats gedurende de avond en wil je een goed visitekaartje achterlaten door een sterrenmaaltijd te serveren? Dan kun je overwegen deze kostenpost boven promotie te plaatsen enzovoorts.

4) Weeg leveranciers af aan elkaar

Hoe meer offertes je binnen krijgt voor de benodigde onderdelen voor het evenement, des te beter je een gedegen afweging kunt maken ten opzichte van wat je daadwerkelijk nodig hebt en hoeveel dit zou moeten kosten. Ook kun je door middel van het verzamelen van deze offertes een gemiddeld bedrag opstellen waarmee je toekomstige evenementen makkelijker kun inschatten wat betreft kosten. Overigens kunnen leveranciers hierin ook een schakelpunt voor jouw organisatie zijn; de kans is groot dat ze in het verleden werk hebben geleverd voor evenementenorganisaties en derhalve partijen kennen waarmee jij snel en goed geholpen bent. Leveranciers die onderlinge samenwerkingsverbanden hebben kunnen namelijk gecombineerd kortingen aanbieden.

5) Hoe staan de inkomsten ten opzichte van de uitgaven?

Afhankelijk van het uiteindelijke doel van je evenement kun je een bepaalde verwachting maken ten aanzien van de inkomsten die eruit voortvloeien. Als je een evenement organiseert met als doel om salesleads te vergaren, is het toekomstperspectief wat betreft mogelijke inkomsten anders ingevuld indien je een carrière evenement organiseert. Het kan ook zijn dat je opzoek bent naar partijen om mee samen te werken in de bedrijfsvoering. De inkomsten kun je dan inschatten op basis van kostenreductie ten aanzien van de producten of diensten die jouw bedrijf levert. Hoe dan ook: er is altijd een bepaald doel voor een evenement en de inkomsten ervan kun je op een creatieve manier inschatten. Zodra dit gelukt is, moet je dit afwegen ten opzichte van de geschatte kosten. Dit zal jouw budget meer gewicht en sturing geven.

6) Houdt rekening met onvoorzienbare uitgaven

Het gebeurt regelmatig dat er een budget is opgesteld bij een evenement waar op het laatste moment de kosten door omstandigheden de pan uit rijzen. Dit maakt eigenlijk al het werk dat oorspronkelijk in het budget is gestoken overbodig, gezien het feit dat deze uiteindelijk alsnog overschreden is. Dit kan verschillende redenen hebben, zoals een bloemist die last minute niet kan leveren terwijl deze bloemen een essentieel onderdeel zijn van de decoratie. Of een gerenommeerde spreker die op het laatste moment afbelt waardoor er ad hoc iemand moet worden ingeschakeld. Zoals eerder gezegd is een budget niet perse het bedrag dat ook daadwerkelijk moet worden uitgegeven, maar wel een maximale maatstaf waarmee gemeten kan worden. Een goede vuistregel is om bij het totale budgetbedrag 30% op te tellen voor onvoorzienbare omstandigheden.

Op zoek naar een locatie voor jouw volgende zakelijke evenement?

Benieuwd naar wat wij kunnen beteken voor jou en bijbehorende kosten? Download hier onze brochure of neem vrijblijvend contact op met ons op 020-67055055 of events@theateramsterdam.nl