Als eventmanagementprofessional wordt er van je verwacht dat je alle facetten van het vak beheerst, van conceptontwikkeling en planning tot uitvoering. Het plannen van een zakelijk event en het behalen van je doelen is echter niet eenvoudig. Verdeel het technische proces van eventplanning daarom onder in 5 C’s. In deze blog leggen we je uit hoe je dat doet.

Concept

Elk evenement heeft een ideologie. De doelstelling vormt daarom het uitgangspunt van je eventplanning. Om dit doel te behalen, is een helder concept onmisbaar. Belangrijke onderdelen hierbij zijn onder andere merkpersoonlijkheid, voorwaarden en budget. Daarbij is het thema van je event een bepalende factor.

Je kunt invulling geven aan het concept door de vijf W’s uit te werken: Waarom, Wie, Wat, Waar en Wanneer. Onderzoek al deze facetten en wees daarbij zo specifiek mogelijk. Het doel en de toon van je event zijn bepalend voor de grootte, stijl en locatie van je venue.

Coordination

Na de conceptontwikkeling kun je aan de slag met de planning van je event. Dit is een arbeidsintensieve fase, dus neem er ruim de tijd voor. Zorg ervoor dat in deze coördinerende fase aan alle behoeftes voldaan wordt. Werk alle onderdelen van je event stap voor stap uit, zodat geen moment of aspect onderbelicht blijft.

Zorg ervoor dat alle betrokken partijen, zowel intern als extern, op tijd en juist geïnformeerd worden. Maar daarbij de verwachtingen en doelstellingen duidelijk. Maak duidelijke afspraken met je team en zorg voor een goede taakverdeling. Het is van belang dat iedereen betrokken en geïnspireerd is en blijft. Zo creëer je een duidelijke route richting het einddoel; een succesvol evenement.
 

Control

Hoe gaat het met je teamleden, vorderen ze met hun taken? Loopt alles volgens schema en blijft je binnen budget? Het is belangrijk je planning en kosten goed te monitoren en hier in aanloop naar je event kritisch naar te blijven kijken.

Deze fase van planning naar uitvoering duurt het langst. Controle en overzicht zijn daarom belangrijk, maar zorg ook voor tijd en ruimte om onvoorziene omstandigheden op te kunnen vangen. Zo heb je de mogelijkheid om bij te sturen waar nodig.

Culmination

Het is zover, de dag van jouw event is aangebroken. Het moment waar je, samen met je team, zo lang naartoe gewerkt hebt is eindelijk daar. Tijd om te gaan knallen!

Voorafgaand aan je event, kun je ervoor kiezen om een generale repetitie te doen. Door (zonder publiek) het gehele programma door te lopen, kun je voor jezelf duidelijk krijgen waar nog iets aangepast dient te worden. Neem dit op in je planning en stem af met je. Onthoud: Een goede generale is een slechte voorstelling! Wees niet bang voor wat je tegen gaat komen. Liever ontdek je dit van tevoren dan tijdens je event, als er niet meer bijgesteld kan worden.

Wellicht voor de hand liggend, maar zorg ervoor dat je tijdens je event op schema blijft en bewaak het opgestelde draaiboek. Zodra één onderdeel uitloopt, heeft dat gevolgen voor alle volgende programmaonderdelen. Mocht dit desondanks toch gebeuren, zorg dan dat alle betrokkenen op de vloer geïnformeerd worden, zodat je bij kunt stellen waar nodig. Last-minute wijzigingen zijn onvermijdelijk. Wees voorbereid. Stel je flexibel op en zorg dat je team dezelfde houding heeft. Zorg ervoor dat je op de hoogte gesteld wordt als er zich problemen voordoen, zodat je direct actie kunt ondernemen. Het meest belangrijke: Geniet en zorg dat de gasten een onvergetelijke dag hebben.

Close-out

Aan al het goede komt een eind. Het evenement is voorbij, maar daarmee zijn nog niet alle taken volbracht. Denk bij je close-out aan de volgende taken:

• Rapporteren van KPI’s
• Opvolgen van leads die uit je event zijn voortgekomen
• Betalen van leveranciers, sprekers etc.
• Bedanken van aanwezigen, sponsors, je eventlocatie en het eventteam
• Enquêteren van deelnemers en sponsors
• Opruimen en schoonmaken. Laat je eventlocatie achter zoals je hem aantrof

Neem de tijd voor een uitgebreide evaluatie met alle betrokkenen. Zijn je vooraf gestelde doelen behaald? Beoordeel wat goed ging en wat een volgende keer beter kan. Met gedegen post-eventmanagement kun je de mate van succes beoordelen en daarop voortborduren voor toekomstige events.  

Hoe te gebruiken?

Als eventmanager kun je de 5 C’s hanteren als checklist, om zo het gehele traject van A tot Z helder te krijgen en te beoordelen of jij en je team op het juiste spoor zitten. Houd daarbij altijd het doel in gedachten en wees zowel kritisch als realistisch.

Benieuwd hoe Theater Amsterdam kan helpen met het invullen van de 5 C's? Download hier onze brochure of neem vrijblijvend contact met ons op