No show verlagen op je event
Genodigden die zonder afmelding niet op je event verschijnen. No-show is vaak niet te voorkomen, maar met een persoonlijke aanpak in combinatie met meerdere contactmomenten wel te verlagen. Zo pak je het aan!
Veel organisatoren besteden nauwelijks aandacht aan no-show problematiek, maar krijgen hier bijna altijd mee te maken. Zo ligt bij gratis evenementen het aantal gasten dat niet komt opdagen tussen de 10 en 30 procent en bij betaalde events tussen de 5 en 10 procent. Dit zorgt voor onnodige kosten en waste. Maar hoe beperk je dat?
Persoonlijk
Kies voor een persoonlijke aanpak. Dat begint al bij de uitnodigingen, dus zorg voor een up-to-date adressenbestand zodat je uitnodiging bij de juiste persoon terecht komt. Vergeet ook nooit een bevestiging te sturen na een aanmelding, het liefst zelfs met een persoonlijk berichtje, hierdoor voelt een persoon zich welkom op je event. En mocht deze persoon onverhoopt toch niet kunnen, dan is de kans dat hij/zij zich netjes afmeldt een stuk groter.
On top of mind
Een uitnodiging voor een event stuur je vaak al weken voorafgaand aan het evenement. Er zullen mensen zijn die zich direct aanmelden, maar niet iedereen doet dat. Om ervoor te zorgen dat je event niet vergeten wordt is het goed om on top of mind te blijven. Stuur zo nu en dan een reminder als de uiterste aanmelddatum dichterbij komt of beter nog pak de telefoon en ligt persoonlijk toe waarom je iemand graag op je event erbij zou willen hebben. Wat ook goed werkt is een sms-berichtje op de dag voor het evenement of op de ochtend zelf naar alle gasten die zich hebben aangemeld: ‘Vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!’
Prikkelen
Gebruik verschillende social media kanalen om je event flink te promoten. Zo zorg je dat de interesse in het event gewekt wordt. Een beetje prikkelen mag best, zodat niemand het ook maar in zijn hoofd haalt om weg te blijven.
Engagement
Je kunt social media ook gebruik om alvast wat betrokkenheid te creëren. Start een discussiegroep over een onderwerp dat ook tijdens het event aan bod gaat komen. Nodig voor deze themadiscussies mensen uit die zich al voor je event hebben aangemeld. Op die manier zal het event meer gaan leven en neemt de kans op no-show af.
Bewustwording
Veel mensen beseffen zich niet wat het betekent als ze zonder afmelding toch besluiten niet te komen opdagen. Maak daarom van no-show een onderwerp in een mail/nieuwsbrief aan alle mensen die zich hebben aangemeld. Er zullen gegarandeerd mensen zijn die hierdoor niet meer weg durven blijven zonder dat te laten weten.
Afmeldmogelijkheid
Tot slot is het aantal no-show terug te dringen met een makkelijke afmeldmogelijkheid. Zorg dat mensen die zich hebben aangemeld zonder opgaaf van reden zich ook makkelijk kunnen afmelden. Misschien levert het je wel wat meer afmeldingen op dan je zou willen, maar je no-show wordt hierdoor zeker beperkt en dat scheelt in kosten en waste.
Zoek je nog een unieke locatie voor jouw zakelijke event? Theater Amsterdam biedt vele mogelijkheden. Neem vrijblijvend contact met ons op.