Eventstrategie: de start van een succesvol event

Eventstrategie: de start van een succesvol event

test
Delen

Events worden steeds meer beschouwd als een krachtig marketinginstrument. Bij veel bedrijven gaat van het totale b2b marketingbudget zo’n 24 procent naar events. Toch ontbreekt het nog vaak aan een goed uitgedachte eventstrategie. Zonde! Wil je alles uit je event halen, dan wordt het zaak om te investeren in een goede eventstrategie. Dit zijn de 7 dingen die je niet mogen ontbreken in je eventstrategie.

1. Doelstellingen

De eerste en meest belangrijke stap bij het bepalen van je strategie is weten waarom je het event organiseert. Events kunnen worden ingezet voor uiteenlopende redenen: brand awareness, kennisoverdracht, relatiebeheer, of om bijvoorbeeld meer omzet te generen. Wat je doelstellingen ook zijn, het is belangrijk om ze helder te formuleren. En wil je het echt goed aanpakken, maak ze dan SMART (Specifiek. Meetbaar. Acceptabel. Realistisch. Tijdgebonden)

2. KPI’s

KPI staat voor Key Performance Indicator en is een flexibel meetinstrument dat je helpt te bepalen of je je doelstellingen hebt bereikt. Met het vaststellen van je kpi’s bepaal je de kritische succesfactoren van je event. Registratie aantallen, aantal gegenereerde leads, bezoekerstevredenheid, engagement op social media en aantal sponsordeals kunnen interessante kpi´s zijn.

3. Budget en begroting

Zodra de contouren van je event duidelijk zijn is het moment aangebroken om de begroting vast te stellen. Met een realistische begroting voorkom je vervelende verrassingen in aanloop naar of na afloop van je evenement. Het geeft bovendien tijdig inzicht in wat er aan budget nodig is en of je nieuwe mogelijke bronnen van inkomsten zoals sponsoren, partnerships of subsidies moet aanboren.

4. Planning

Wanneer moet wat geregeld zijn? Een gedetailleerd draaiboek is noodzakelijk voor een goed overzicht. Al gebeurt het maar zelden dat alles volgens plan verloopt. Door ook in grote lijnen een plan B, C en D uit te denken, kun je in de aanloop naar je event flexibel zijn en snel schakelen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Een bericht gedeeld door Lauk! marketing & events (@laukmarketingevents) op

5. Branding

Om een ware beleving te kunnen creëren met je event is de meest belangrijke vraag die je jezelf moet stellen: Wat wil ik uitstralen met mijn event en met welk gevoel moeten bezoekers op het event rondlopen? Alles moet vervolgens in lijn zijn met je Event Brand. Van je mailings en je website tot aan de decoratie en catering op het event zelf.

6.Promotiemiddelen

Het komt maar nauwelijks voor dat je event zichzelf verkoopt. Dus wat wordt je aanpak en welke middelen ga je inzetten om je event te promoten onder de doelgroep? Met je promotiemiddelen zet je de toon en creëer je verwachtingen. Laat niets aan het toeval over dus bespreek met samenwerkingspartijen hoe ze je event zullen promoten en vergeet niet vast een hashtag aan te maken.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Een bericht gedeeld door Theater Amsterdam (@theateradam) op

7. ROI

ROI staat voor Return On Investment, de graadmeter die je achteraf verteld of je investering het waard was. Met steeds slimmere technologieën is bijna alles meetbaar. Denk daarom vooraf al goed na hoe je het succes van je event inzichtelijk kunt maken. Zo kun je snel en efficiënt de juiste data verzamelen.

 

Nog opzoek naar een geschikte locatie in Amsterdam voor je evenement? Denk dan eens aan Theater Amsterdam. Meer weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.