Wil je anno nu, in de anderhalvemetersamenleving tóch een event voor een grote groep mensen organiseren? Dan moet je hybride gaan. In dit blog leggen we uit wat een hybride event is, hoe dat eruit kan zien en geven we tips voor de organisatie van een succesvol hybride event.

Wat is een hybride event?

Een event waarbij we Live combineren met online-elementen. Denk aan een Live event waarbij de mogelijkheid is om online via een livestream of webinar deel te nemen. Maar ook een online registratietraject en het toezenden van online teasers en aftermovies kunnen als online element worden ingezet. Een belangrijk kenmerk van Hybride events is interactie met publiek. Deze interactie zorgt ervoor dat het online publiek geprikkeld blijft en ook invloed heeft op de inhoud van het programma. Op dit moment zien we verschillende vormen van hybride events ontstaan. Een paar voorbeelden:

• Een bijeenkomst in een zaal met deelnemers die thuis meekijken via een livestream.
• Een bijeenkomst op een locatie met verschillende zalen die via beeldschermen met elkaar verbonden zijn.
• Bijeenkomsten op verschillende locaties op verschillende plaatsen waarbij de deelnemers online met elkaar verbonden zijn.

Een hybride event organiseren? Dit zijn de tips:

1.        #eventgoals

Wij hebben dit vast eerder in onze tips genoemd en ook nu slaan we hem niet over. Bij het organiseren van events, offline, online of hybride, móet je een helder doel voor ogen hebben. Vraag je af wie de doelgroep is en wat je bij hen wilt bereiken. Informatieve events verschillen nogal van events die puur gericht zijn op entertainment bijvoorbeeld. Als je ervan overtuigd bent, dat een hybride event dé manier is om dat doel te bereiken, kun je verder met de vorm en de inhoud. Het voordeel van een online element is dat je dit ook in het voortraject en in het natraject kan inzetten om deelnemers te enthousiasmeren en te engagen. De online data die vergaard worden in het traject zijn heel erg waardevol om te bepalen of de eventgoals zijn gehaald en levert vaak nuttige informatie die gebruikt kan worden om een volgende editie te perfectioneren. 

2.        De programma’s

Inderdaad, meervoud. Want je hebt niet één maar twee programma’s nodig. Een offline- en een onlineprogramma. Als een deel van de toeschouwers het event vanuit thuis meebeleeft, is het belangrijk om rekening te houden met een kortere spanningsboog en invulling van pauzemomenten die de offline deelnemers met elkaar beleven. Wat doen de kijkers thuis terwijl de offline deelnemers naar een andere zaal verhuizen of aan de catering zitten? Kortere sessies van maximaal 30 minuten zijn daarom aan te bevelen voor de online deelnemers. Tussenmomenten kunnen voor hen ingevuld worden met vooraf opgenomen videomateriaal. Denk aan introducties van sprekers of artiesten, al dan niet met een kort interview om de kijkers alvast warm te maken voor het volgende onderdeel van het event. Ook kan het leuk zijn om de thuiskijker een buitenopdracht mee te geven, zoals de een ommetje maken van 20 minuten om de hersenen even op te laden.

3.        Zorg voor verbinding via de sprekers, artiesten en een host

Om van de twee vormen toch een event te maken, heb je alle hens aan dek nodig. De sprekers en de artiesten hebben bij voorkeur ook online ervaring. Zij zijn degenen die alle deelnemers, on- en offline tegelijkertijd zien, en dus het verbindingsstuk van het event. Met een goede instructie en tips voor de sprekers om ook de online deelnemers te betrekken, zorg je dat zij echt het gevoel krijgen dat ze meedoen. Een host voor beide doelgroepen zorgt voor eenheid. Twee hosts, voor elke doelgroep een, zorgt dat alle deelnemers de onverdeelde aandacht krijgen en dat niemand vergeten wordt. Het is een keuze die sterk afhangt van de verschillen tussen de on- en offlineprogramma’s.

4.        Ga all-in met de techniek

Heb je wel eens een zoom-meeting gehad met haperende verbindingen? Erg hè. Niets slaat een productief overleg meer dood dan dat. Moet je je voorstellen hoe killing het is voor de sfeer van een hybride event. Alles valt of staat met goed beeld, geluid en goede internetverbindingen dus bespaar hier niet op. De locatie van het offline event heeft bij voorkeur een groot projectiescherm met projectoren, ervaren technici, een flinke bandbreedte, camera’s en een goede geluidsinstallatie. De XL studio van Theater Amsterdam is een mooi voorbeeld van een locatie voor een hybride event. Je huurt de zaal en de techniek inclusief camera’s, Vmix videoregistratie én een crew die het allemaal voor je bedient en die goed kan adviseren.

5.        Leg de regie in de handen van een pro

Tijdens een hybride event gebeurt er heel veel tegelijkertijd. Twee programma’s, techniek, tijdslots, camera’s… het lijkt wel een live tv-show. Een regisseur is wat je nodig hebt om het allemaal vloeiend te laten verlopen. De regisseur houdt zicht op het totaalprogramma en zorgt als communicatiespil dat de juiste mensen de juiste dingen op de juiste momenten doen. Door de regisseur al bij de organisatie van het event te betrekken maak je gebruik van waardevolle kennis en ervaring en is de kans op een perfect verloop het grootst.

6.        De voorbereiding is het halve werk

Met al die techniek, verschillende locaties en online-elementen heb je meer voorbereidingstijd nodig. Calculeer dat in. Want het opbouwen en testen van alle technische elementen is iets dat je niet wilt overslaan. Belichting, positie van de camera’s en internetverbindingen optimaliseer je het best vooraf en niet als het event al bezig is. Een ander element in de voorbereiding is de instructie van de deelnemers. Een heldere inlogprocedure zorgt dat de online deelnemers op tijd klaar zitten en de sfeer al vanaf het begin kunnen proeven. Je vergroot de betrokkenheid van de online deelnemers door vooraf een pakket met hapjes en drankjes, aangevuld met eventuele giveaways te versturen. Zo verzorg je de online deelnemers tijdens het event net zo goed als de offline deelnemers.

7.        Laat de deelnemers achter met een goed gevoel

Met deze tip maken we de cirkel rond, want hij is te koppelen aan tip 1, het doel. Bedenk vooraf welk gevoel je de deelnemers wilt meegeven en zorg dat dat een rode draad is tijdens het event. Het feit dat we hybride events moeten houden heeft natuurlijk ook een negatieve lading. Het is jammer dat het niet gewoon 100% offline kan, en dit wordt meestal ook wel even benoemd. Daarbij is de afstand in de zaal ook best vreemd voor de offline deelnemers. Let op dat dat gevoel niet de overhand krijgt. Een host kan het in het begin een keer noemen, maar voorkom dat alle sprekers er te diep op ingaan. Focus op de gewenste sfeer met een aangekleed evenement en genoeg afleiding waardoor de deelnemers de hele corona-situatie misschien wel héél even vergeten.

Tot slot is het aan te raden om ook na het fysieke evenement in contact te blijven met de deelnemers door een after movie toe te sturen, de gehele stream online te zetten, de uitslagen van de polls te delen zodat de customer journey ook daarna online wordt doorgezet en het publiek engaged blijft bij het evenement en alvast wordt getriggerd om er de volgende keer weer bij te zijn.

Theater Amsterdam heeft een XL studio met een spectaculair halfrond scherm. Een ideale locatie voor hybride events. We laten je graag zien hoe jouw hybride event op professionele wijze opgezet kan worden. Neem contact met ons op of download eerst onze brochure over virtuele en hybride events.